Myyntitilausten automatisointi — tekoäly vapauttaa myyntitiimisi käsityöstä
Myyntitiimisi käyttää tunteja tilausten tai tarjouspyyntöjen manuaaliseen syöttämiseen toiminnanohjausjärjestelmään, vaikka tekoäly hoitaa saman työn sekunneissa. Lumavin tekoälypohjainen ratkaisu lukee myyntitilaukset tai tarjouspyynnöt sähköposteista (myös liitetiedostoista ja äänestä), tunnistaa asiakkaan, vastaavat tuotteet, määrät, yksiköt ja muun olennaisen tiedon sekä syöttää ne automaattisesti toiminnanohjausjärjestelmääsi.
Lopputulos: vähemmän virheitä, nopeampi palvelu ja enemmän aikaa varsinaiseen myyntityöhön.
Varaa maksuton mini-analyysi ja katso, miten automatisointi toimii tiimissäsi.
Syöttääkö myyntitiimisi tilaukset käsin?
Yritysasiakkaille myyvät yritykset ovat tavallisesti rakentaneet asiakkaidensa palvelemiseen itsepalveluportaalin tai liittäneet asiakkaansa automaattiseen tiedonvaihtoon eli EDI:in.
Aina on kuitenkin joukko asiakkaita, jotka haluavat tilata sähköpostitse tai jotka yksinkertaisesti pyytävät joka kerta tarjouksia eri toimittajilta.
Siksi monissa yritysasiakkaille myyvissä yrityksissä myyjän arki näyttää tältä:
Tilauksen manuaalisen käsittelyn polku
- Asiakas lähettää myyntitilauksen sähköpostilla. Joskus se on Excel-taulukko, joskus PDF, joskus vapaamuotoista tekstiä.
- Joku myyntitiimistä avaa sähköpostin ja sen viereen toiminnanohjausjärjestelmän.
- Tekee valinnat toiminnanohjauksessa ja luo tarvittaessa uuden asiakkaan.
- Alkaa etsiä tuotteita yksitellen, sovittaa yksiköitä vastaamaan toisiaan ja määrittää määriä. Jos tuotetta ei ole varastossa, hän ehdottaa vaihtoehtoa.
- Monimutkaisempien tuotevalintojen kohdalla hän ottaa mukaan asiantuntijan, joka vahvistaa lopullisen valinnan.
- Tarjouksen kohdalla voi olla tarpeen myös hinnan tarkentaminen.
- Tilauksen tai tarjouspyynnön hyväksymisen jälkeen hän vahvistaa dokumentin ja kopioi sen sähköpostiin lisäten tarvittaessa myös selityksen.
Jokainen tilaus vie aikaa 15-60 minuuttia. Jos tilauksia tulee päivässä kymmeniä, siihen kuluu tunteja. Tilausten manuaalisessa syöttämisessä virheet eivät ole harvinaisia: vääriä tai sopimattomia tuotteita, jotain unohtuu, jokin määrä menee väärin. Myöskään myyjät eivät pidä tästä työstä — “rivien tappaminen” ei ole kovin motivoivaa puuhaa. Asiakas puolestaan odottaa tietoa.
Tyypilliset ongelmat myyntitilausten ja tarjousten laatimisessa
Tilaukset saapuvat eri formaateissa
Excel, PDF, suoraan sähköpostin tekstissä, joskus jopa kuvana. Jokainen vaatii erilaisen käsittelyn.
Tuotteiden valinta on vaikeaa
Tuotteita on paljon, myyjä ei tiedä, mitkä tuotteet valita, ja joutuu kysymään neuvoa.
Eri maiden ja osastojen tilaukset ovat sekaisin
Asiakas lähettää kyselyn ensimmäiseen sähköpostiosoitteeseen, jonka postilaatikostaan löytää. Tilaus voi olla toisella kielellä tai toisen maan tilaus ja vaatii nopeaa ohjaamista oikealle taholle.
Tietojen syöttäminen on virhealtista
Väärä tuotekoodi, väärä määrä, väärä hintaryhmä. Yksi numero väärin, varastossa pakataan väärä tavara ja alkaa työläs selvittelyprosessi asiakkaan kanssa.
Myyntitiimi tekee tietojen syöttöä, ei myyntiä
Jokainen tunti, joka kuluu kopiointiin, on tunti, jota ei käytetä asiakassuhteen rakentamiseen.
Hidas reagointi
Jos tilauksen tai tarjouksen käsittely venyy, asiakas voi päätyä nopeamman kilpailijan puoleen.
Nämä ongelmat eivät johdu siitä, ettei myyntitiimi osaisi työtään. Ongelma on prosessissa: liikaa manuaalista tiedon tunnistamista, uudelleenkirjoittamista ja toistuvia päätöksiä, jotka voidaan automatisoida.
Kun tilauksen käsittely riippuu ihmisestä, jonka on pidettävä useaa järjestelmää auki yhtä aikaa, virheet ja viiveet ovat väistämättömiä.
Tekoälyratkaisu, joka hoitaa tiedonhaun ja syöttämisen puolestasi
Lumavin tiimi auttaa vähentämään dramaattisesti aikaa, joka sinulta kuluu saapuvien tilausten ja tarjousten syöttämiseen, luomalla jäsentämättömästä sähköpostista valmiin dokumentin toiminnanohjausjärjestelmääsi.
Ratkaisu on helppo integroida toiminnanohjausjärjestelmääsi, ja sen päälle voidaan rakentaa erikoiskehitystä (esim. äänihaku, tuotesuositukset, vaihtoehdot, lisätiedon näyttäminen, ohjaus myyntiedustajalle ja paljon muuta).
Tekoäly lukee saapuvat myyntitilaukset, ymmärtää niiden sisällön ja kontekstin, ohjaa tiedot käyttäjäystävällisessä muodossa hyväksyttäväksi ja syöttää ne sen jälkeen automaattisesti toiminnanohjausjärjestelmääsi. Tiimisi ei tarvitse enää kopioida, kääntää eikä syöttää tietoja käsin.
Jokaiseen saapuneeseen jäsentämättömään kyselyyn luodaan täsmällinen vastaus toiminnanohjausjärjestelmästäsi, ja järjestelmään lähetetään tilaus, jonka myyjä on hyväksynyt. Jos jokin ei täsmää — väärä tuotekoodi, epätavallinen määrä, puuttuva asiakas — se on helposti muokattavissa välikäyttöliittymässä. Järjestelmä oppii asiakaskohtaisesti ja tunnistaa myös slangin. Näin virheet eivät jää huomaamatta, mutta rutiinityö katoaa lähes kokonaan.
Mitä tekoäly tekee myyntiprosessissasi?
- Lukee sähköpostin, Excelin, PDF:n tai muun syötteen läpi.
- Tunnistaa asiakkaan ja hänen tilauslogiikkansa.
- Yhdistää tilatut tavarat oikeisiin tuotteisiin, määriin ja yksiköihin.
- Näyttää ihmiselle tarkistettavan näkymän ennen hyväksyntää.
- Lähettää hyväksytyn tilauksen tai kyselyn toiminnanohjausjärjestelmään.
Tulokset, joita asiakkaamme näkevät
Myyntitilausten automatisointi moninkertaistaa työntekijäsi tehokkuuden. Se tarkoittaa, että parhaat ihmisesi keskittyvät asioihin, joissa heidän kokemuksensa ja päätöksentekokykynsä ratkaisevat — asiakassuhteisiin, monimutkaisiin kyselyihin ja liiketoiminnan kasvattamiseen.
Ennen automatisointia
- 15-60 min tilauksen syöttämiseen
- Tietojen syötön virheet
- Asiakaskohtainen tieto ihmisen päässä
- Myyntitiimi tekee kopiointia
- Hidas reagointi ruuhka-aikoina
- Ihminen on pullonkaula
Automatisoinnin jälkeen
- 3 min tilauksen hyväksymiseen
- Virheet minimoitu
- Asiakaskohtainen tieto tekoälyn tietopohjassa
- Myyntitiimi keskittyy asiakkaisiin
- Järjestelmä käsittelee tilaukset heti
- Järjestelmä skaalautuu liiketoiminnan mukana
Varaa maksuton mini-analyysi — näytämme, miten se toimii sinun prosesseissasi.
Miksi juuri Lumav — yli 16 vuotta verkkoliiketoiminnan kokemusta
Myyntitilausten automatisointi vaatii kolmea asiaa: tekoälyosaamista, ymmärrystä eri toiminnanohjausjärjestelmien toiminnasta ja tuotetiedon automatisoinnin mahdollisuuksista. Lumavilla on kokemusta kaikista kolmesta ulottuvuudesta.
Olemme yli 16 vuoden ajan rakentaneet verkkoliiketoiminnan ratkaisuja, integroineet toiminnanohjausjärjestelmiä ja automatisoineet liiketoimintaprosesseja. Ymmärrämme verkkoliiketoiminnan kokonaiskuvan ja hahmotamme syy-seuraussuhteet kehitystyötä tehdessämme.
Palvelun tarjoamisen lisäksi kehitämme ja otamme käyttöön uusia innovatiivisia ohjelmistotuotteita (mukaan lukien tekoäly), minkä ansiosta asiakas saa erittäin edullisesti ratkaisun, jonka rakentaminen tyhjästä maksaisi huomattavan summan.
Ohjelmisto, joka on jo käytössä
Myyntitilausten ja tarjousten automatisointiohjelmistoa käyttää useita hyvin suuria mutta myös pienempiä yrityksiä, ja se auttaa säästämään satoja työtunteja kuukaudessa. Et ole koekaniini.
Kehitystä tukee Euroopan aluekehitysrahasto 52 894 euron summalla. Kyseessä on järjestelmällinen T&K-investointi, joka vahvistaa: kyseessä on ammattimainen ja validoitu ratkaisu, ei sivuprojekti.
Toimii yhdessä muiden ratkaisujen kanssa
Tekoälypalvelujen kokonaisuus
Ratkaisu on yksi osa Lumavin tekoälypalveluja. Jos yrityksesi tarvitsee tilausten automatisoinnin lisäksi myös tuotetiedon synkronointia järjestelmien välillä, tutustu tietojen synkronoinnin ratkaisuumme.
Liiketoimintaprosessien automatisointi
Autamme myös liiketoimintaprosessien automatisoinnissa ja verkkoliiketoiminnan integraatioissa laajemmin.
Verkkoliiketoiminnan integraatiot
Jos tiedon on liikuttava verkkokaupan, ERP:n, PIM:n, CRM:n tai muun liiketoimintajärjestelmän välillä, autamme myös verkkoliiketoiminnan integraatioissa. Kaikki yhdestä paikasta, yhdeltä kumppanilta.
Kenelle ratkaisu sopii?
Ratkaisu on suunnattu ennen kaikkea yritysasiakkaita palveleville yrityksille, joissa myyntitilaukset tai tarjouspyynnöt saapuvat sähköpostitse ja jonkun on syötettävä ne käsin järjestelmään.
Yrityksesi sopii, jos:
- Asiakkaat lähettävät tilauksia sähköpostilla (Excel, PDF, vapaa teksti)
- Tilauksia voi saapua eri kielillä
- Tuotteet ovat konfiguroitavia tai muuten hierarkkisia
- Eri asiakkailla voi olla eri tapa nimetä tuote
- Tuotevalinta voi vaatia asiantuntijan suositusta tai automatiikkaa
Tyypilliset toimialat ja tilanteet
- Tilauksia tulee usein ja tuotteita, joiden joukosta sopivia etsitään, on paljon
- Jokaisen tilauksen käsittely vaatii tiedon manuaalista uudelleenkirjoittamista
- Myyntitiimi käyttää tietojen syöttämiseen enemmän aikaa kuin myyntiin
- Tuotetieto on riittävästi rikastettu. Jos ei ole, voimme auttaa tuotetiedon rikastamisen automatisoinnissa
Tyypilliset toimialat: teollisuus, tukkukauppa, valmistus, jälleenmyynti, rakennusmateriaalit.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä myyntitilausten automatisointi tarkoittaa?
Myyntitilausten automatisointi tarkoittaa, että tekoäly lukee saapuvat tilaukset (sähköpostit, Excel-tiedostot, PDF-tiedostot), tunnistaa tiedot ja syöttää ne automaattisesti toiminnanohjausjärjestelmään. Ihmisen ei tarvitse enää kopioida käsin, vaan hän saa käyttäjäystävällisen yhteenvedon ja voi hyväksyä tilauksen yhdellä klikkauksella. Automatisointi vähentää virheitä, nopeuttaa prosessia ja vapauttaa myyntitiimin aikaa.
Miten tekoäly pystyy lukemaan tilauksia sähköposteista?
Tekoäly käyttää kielenkäsittelyä ja hahmontunnistusta ymmärtääkseen tilauksen sisällön formaatista riippumatta. Se tarkoittaa, että tekoäly selviää sekä jäsennellystä Excel-taulukosta että vapaamuotoisesta sähköpostista. Tunnistetut tiedot validoidaan toiminnanohjausjärjestelmäsi perustietoja vastaan.
Onko ratkaisu yhteensopiva meidän toiminnanohjausjärjestelmämme kanssa?
Ratkaisu voidaan integroida kaikkiin ohjelmistoihin, joissa on API-kyvykkyys. Lumavilla on yli 16 vuoden kokemus järjestelmien integroinnista — olemme työskennelleet monien eri alustojen kanssa. Voimme integroida ratkaisun useampaan kuin yhteen järjestelmään ja rakentaa erillisen käyttäjäystävällisen näkymän päätöksentekoa varten. Ota yhteyttä, niin keskustelemme, miten ratkaisu sopii yhteen järjestelmiesi kanssa.
Kuinka paljon aikaa tilausten automatisointi säästää?
Kokemuksemme mukaan automatisointi vapauttaa myyntitiimin tilausten käsittelyyn kuluvasta ajasta vähintään 70-80 % ja on mahdollista rakentaa myös täysin automaattisia ratkaisuja, joissa riittävällä luottamustasolla tehty tuotehaku lähetetään automaattisesti toiminnanohjausjärjestelmään. Jos tiimisi käyttää tällä hetkellä 4 tuntia päivässä tilausten syöttämiseen, automatisoinnin jälkeen siihen kuluu muutamia kymmeniä minuutteja — pääasiassa poikkeusten läpikäyntiin.
Miten myyntitilausten automatisointi aloitetaan?
Ensimmäinen askel on maksuton mini-analyysi. Kuuntelemme liiketoimintatarpeitasi ja kartoitamme, miten järjestelmä voisi toimia sinun tilaustesi ja prosessiesi kanssa. Sen jälkeen kartoitamme integraatiotarpeet ja käynnistämme ratkaisun. Varaa mini-analyysi — vastaamme 24 tunnin kuluessa.
Etkö löytänyt vastausta kysymykseesi? Ota meihin yhteyttä, niin vastaamme sinulle henkilökohtaisesti.
Aloita konsultaatiolla
Ota yhteyttä, niin keskustelemme, miten myyntitilausten automatisointi vapauttaa myyntitiimisi.
Liittyvät palvelut
Myyntitilausten automatisoinnin lisäksi Lumav tarjoaa myös muita tekoäly- ja automaatioratkaisuja:
